De acordo com Harrington, “Processo é qualquer conjunto de atividades que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno ou externo” (Harrington, 1993). Dessa forma, os processos em uma organização estão relacionados à rotina, aos procedimentos já existentes para a execução do trabalho e a geração de produtos e serviços oferecidos constantemente aos usuários, sendo, assim, repetitivos, podendo ocorrer infinitas vezes. Nesse sentido, a gestão de processos, que é um conjunto de práticas cujo objetivo é buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais, tem papel fundamental para o bom funcionamento de uma empresa ou instituição.
De acordo com os estudos, o ciclo de gestão de processos deve ser aplicado constantemente, uma vez que proporciona o monitoramento e a melhoria contínua das atividades organizacionais. Ele possui quatro fases: o planejamento, a análise, o redesenho e a implantação. O planejamento acontece logo após a identificação e priorização dos processos que podem trazer maiores resultados para a instituição, e tem o objetivo de planejar a intervenção que será feita. Dessa forma, nessa etapa são definidos o escopo de atuação, as diretrizes para melhoria e os resultados esperados e são determinados os devidos papéis e responsabilidades dos atores. Além disso, as expectativas são alinhadas e é elaborado o Plano de Ação do projeto de inovação em processos.
Na etapa de análise, busca-se compreender o funcionamento do processo atual, o contexto em que é executado e os recursos nele envolvidos. Além disso, também são identificadas falhas, gargalos e pontos de melhoria no processo atual. É nessa etapa que é elaborado o Diagnóstico, contendo as informações observadas, o Mapeamento de Processos, representação sintética de como ocorrem os processos de ponta-a-ponta, e a Lista de Documentos. Nesse contexto, parte-se para a etapa de redesenho, onde serão levantadas sugestões de melhorias, será definido um novo modelo de processo e serão determinadas as diretrizes para implantação dele. Para isso, é elaborado um Fluxo de Redesenho do Processo. A última etapa é a implantação, momento em que as ideias serão colocadas em prática para que os resultados esperados sejam atingidos. Dessa forma, é feito o detalhamento e a execução das atividades de preparação para o novo processo ser executado, é executado o novo processo, são realizados ajustes, caso necessário, e o projeto é, então, finalizado. Assim, é elaborado um Relatório Final de melhoria, que fecha o ciclo de Gestão de Processos.
Portanto, é evidente que a Gestão de Processos é extremamente importante para uma organização, uma vez que além de aumentar a eficácia, eficiência e efetividade dos processos, promove o trabalho em equipe e a colaboração entre os atores e favorece a integração e a visão sistêmica das atividades. A João Pinheiro Jr. tem a Gestão de Processos como um de seus produtos, e visa trazer, por meio de consultorias personalizadas, atualizações e aprimoramentos para a Administração Pública. Ficou interessado pela realização de Mapeamento e Redesenho de Processos na sua organização? Nós podemos te ajudar! Entre em contato conosco e solicite seu orçamento gratuito!
Autora: Bruna Christo da Gama
Estudante de Administração Pública | Fundação João Pinheiro
Diretora Comercial da João Pinheiro Jr.
