A Lei Nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991 dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. Em vigor desde a data de sua publicação, a lei só foi regulamentada em 2002 pelo Decreto Nº 4.073. A legislação destaca o dever do poder público de fazer a gestão de documentos, assim como a sua proteção especial. Os documentos são tidos como “instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico”, assim como “elementos de prova e informação”.
De acordo com o artigo 2º da referida lei, arquivos são um conjunto de “documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
A gestão de documentos constitui-se de um conjunto de atividades e práticas relacionados com a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, com o objetivo de eliminar ou recolher para guardar de forma permanente.
A partir disso, a necessidade de se fazer uma gestão eficiente das informações, tanto no setor público quanto no privado, de modo a utilizá-los para embasar tomada de decisões, assim como políticas públicas coerentes, passa pela obrigatoriedade de uma boa gestão dos documentos. Além disso, certamente a quantidade de documentos que uma organização pública lida todos os dias é enorme e aumenta a cada dia. Esses documentos devem ser protegidos, de acordo como a lei, de modo que não podem ser descartados sem nenhum critério. A gestão de documentos irá contribuir para uma melhor gestão desses, assim como garantir a sua integridade.
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
De acordo com as diretrizes do Conselho Internacional de Arquivos, o programa de gestão de documentos dever conter as seguintes fases: produção, utilização e conservação, e destinação (ou eliminação). Vamos entender melhor cada fase?
1ª fase – Produção: Essa fase tem por objetivo prevenir a criação de documentos desnecessários, intensificar o uso dos documentos úteis e assegurar a reprodução apropriada desses documentos por meio de digitalização por exemplo.
2ª fase – Utilização do documento: Controle do uso e armazenamento de documentos necessários a organização. Tem por objetivo agilizar a disponibilização de documentos, seleção de material, equipamentos e locais de armazenamento, uso efetivo da informação e dos arquivos;
3ª fase – Destinação: Decisão sobre quais documentos preservar e quais eliminar. Devem ser observadas as disposições legais quanto ao tempo de armazenamento de documentos para fins administrativos e legais.
É importante destacar que além de gerar uma melhor eficiência na condução das atividades da organização, a gestão de documentos também resulta em eliminação de gastos relacionados a produção desnecessários de documentos, uso de soluções ineficientes, guarda de documentos que já não são necessários, e diversos outros relacionados.
Quer saber mais sobre a gestão de documentos ou necessita desse serviço em sua organização? Entre em contato com a João Pinheiro Júnior. Teremos o maior prazer em solucionar os seus problemas e possibilitar maior eficiência no seu trabalho e de sua equipe.
Autora: Elaisa Teixeira
