Etapas da gestão documentos

Na semana passada abordamos os 4 benefícios de se conhecer e ter mapeados os seus processos . Um processo, além de envolver diversas atividades gera e consome documentos, que se forem bem geridos contribuem para uma eficiente execução das atividades.

Nesse contexto, entra a gestão de documentos – conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos –, que é importantíssima para o funcionamento de uma organização. É dividida em três fases: produção, utilização e destinação.

A produção está relacionada à elaboração de documentos (produção/criação), em face das atividades da instituição. É fundamental intervir no processo de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários.

A utilização se refere ao uso e à tramitação de documentos mencionados no conceito de gestão de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. A fase de destinação é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.

A João Pinheiro Júnior faz o diagnóstico, otimiza os fluxos de documentos, dispõe em categorias e organiza todas as informações em um manual para consulta dos procedimentos.

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